Métricas de datos al máximo de sus proyectos
Uno de los principales beneficios que los datos aportan a un proyecto es cómo pueden ayudar a informar la toma de decisiones. Para hacer esto, necesita saber qué tipo de datos serán más útiles y relevantes. Para obtener la mejor información de sus datos, querrá diferentes tipos para cada fase del ciclo de vida de su proyecto: un conjunto durante las etapas iniciales de planificación, otro conjunto a lo largo de la medición de métricas de eficiencia o éxito (por ejemplo, cronograma) y otro conjunto una vez que todo el trabajo se haya completado teniendo en cuenta los criterios de evaluación (por ejemplo, el riesgo).
Esta lectura recapitulará los puntos de datos anteriores e introducirá más piezas clave de información que pueden ayudarlo a administrar proyectos con las partes interesadas. También explica cómo interpretar los datos para reducir los riesgos cuando se trabaja en un equipo o un proyecto.
El análisis de datos en la gestión de proyectos tiene muchos beneficios.
Para los gerentes de proyectos, los datos se pueden usar diariamente para tomar mejores decisiones, resolver problemas y comprender las necesidades de sus usuarios.
Trabajar con datos, por ejemplo, sobre los patrones de compra de los clientes, le permitirá identificar sus productos más vendidos y tomar decisiones más inteligentes al realizar nuevos pedidos. Estos mismos datos también le ayudan a comprender mejor a sus usuarios para que pueda mejorar el rendimiento de nuestras ofertas de productos.
Los datos se pueden utilizar de varias maneras para refinar sus procesos, mejorarlos y asegurarse de que van de la manera que desea. Por ejemplo, si está ocurriendo un problema con su equipo en un proyecto, analizar los datos de su rastreador de proyectos sobre cuántas tareas se han completado o las escaladas que se realizaron, por ejemplo, lo ayudará a encontrar dónde puede estar el problema para que se pueda solucionar de manera más efectiva. Los datos también ayudan a orientar la realización de cualquier proyecto en general.
a través del análisis crítico, la aplicación a través de la ejecución y finalmente aplicar lo aprendido.
Los datos, las métricas y el análisis son tres partes importantes de la ciencia de datos.
Los datos son información. Son los números y los comentarios disponibles para usted sobre diferentes aspectos de su proyecto. Las métricas son la forma en que mide sus datos, definiendo información importante o específica (datos) que deben conocerse sobre su proyecto, como la productividad, la calidad o el compromiso. Una vez que determine qué métricas se aplican a una tarea determinada en un entorno determinado y haya recopilado algunos datos de acuerdo con esas métricas, es hora de realizar análisis: usar esta fecha recopilada para responder preguntas; encontrar relaciones entre variables; predecir resultados desconocidos con un patrón establecido en mente, ¡todo mientras responde a la pregunta original en cuestión! Este proceso se llama análisis, utilizando métodos de análisis de datos como el modelado de estadísticas y teoría de probabilidades o algoritmos de aprendizaje automático en eventos / observaciones pasadas para predecir los futuros de manera eficiente.
Analizar sus datos es esencial para comprender qué información puede obtener de ellos. Primero, pregúntese: ¿Qué significan los datos para mí? ¿Cómo quiero usar las métricas que he elegido? ¿Puedes encontrar patrones para hacer predicciones sobre tu proyecto o formas de optimizar ciertos aspectos del mismo? Piense críticamente sobre cómo estas lecciones podrían aplicarse también en otras áreas.
Las siguientes son algunas categorías comunes de métricas utilizadas en la gestión de proyectos, así como lo que son y cómo pueden ser útiles para un proyecto. Tenga en cuenta que no está limitado a este tipo de métricas para este proyecto; todos sus datos están relacionados. La misma métrica puede dar información diferente si se aplica a diferentes aspectos del mismo proyecto (por ejemplo, ROI).
Métricas sobre productividad
Las métricas de productividad miden el progreso y la producción a lo largo del tiempo. Le permiten rastrear o predecir la efectividad y eficiencia de su equipo.
Para ver cómo ha progresado su equipo a lo largo del tiempo, analice el número de tareas o hitos completados en un período determinado y compárelos con lo que se supone que deben ser. Hágase preguntas como: “¿cuánto hemos logrado completar a tiempo?” o “¿Cuánto tiempo suelen tardar las cosas?”. Si algo no se hizo a tiempo, intente preguntar cuándo se terminó: “¿Cuánto tiempo más de lo planeado pasó haciendo esta tarea?”
Sus tasas de finalización pueden ayudarlo a ver cómo le está yendo a un proyecto y cuándo se espera que se terminen ciertas cosas. Si su tasa de finalización a tiempo es alta, significa que está cumpliendo con los plazos y completando los objetivos a tiempo. Por el contrario, si las tasas son bajas, entonces podría significar que no cumplió con un objetivo en algún momento durante el proyecto o no cumplió con ninguna de sus expectativas de plazo. El análisis de estos datos puede ayudar a proporcionar más información sobre qué acciones se deben tomar para mejorar o corregir con el fin de establecer mejores procesos con el fin de evitar errores futuros que pueden llevarnos de nuevo por un camino menos deseable que antes.
Determinar cuánto tiempo tarda algo es útil para establecer objetivos de rendimiento y evaluar hitos. Cuando realiza un seguimiento de la duración de la tarea, puede mejorar la precisión de la estimación de la línea de tiempo de un proyecto. Estos datos se desglosan en horas, días, semanas, meses y, a veces, años.
Resultado: Calcular las duraciones (cuánto tiempo tardan las cosas) puede ser útil al evaluar si sus tareas están realizadas o si los proyectos van a cumplir con los plazos. El seguimiento del tiempo necesario en una tarea también puede ayudar a estimar con precisión los plazos de los proyectos: estos datos generalmente se dividen entre horas por día / semana / mes, etc.
También puede predecir resultados futuros y hacer proyecciones (o pronósticos) sobre tendencias de productividad, duración de proyectos, costos o rendimiento mediante el análisis de la información actual. Este tipo de datos le permite administrar proactivamente su proyecto y medir la precisión de sus proyecciones a lo largo del tiempo. Por ejemplo, analizar el rendimiento general o la velocidad de su equipo puede responder preguntas como si están completando sus tareas a tiempo; analizar cuánto se está progresando en una determinada tarea en sí. ¿Qué proporción de ellos están terminando las tareas en el objetivo?
Aunque puede ser imposible predecir el futuro, refinar sus métodos para hacer proyecciones y construir una mejor comprensión de ello es alcanzable y valioso.
Métricas y evaluación de la calidad.
Las métricas de calidad se utilizan para evaluar si los resultados de un proyecto están a un nivel aceptable y pueden incluir métricas como el número de cambios, problemas o variación de costos.
Los cambios se refieren a cualquier diferencia en el proyecto de lo que se planeó o requirió originalmente. Los problemas son problemas que pueden afectar la finalización de la tarea, lo que a menudo resulta en un cambio. Realice un seguimiento de los cambios y problemas para identificar patrones, refinar procesos y compartir información con las partes interesadas sobre el proyecto.
Al estimar los costos presupuestarios para un proyecto, es importante comprender la diferencia entre lo que ha presupuestado y lo que se ha gastado. Una variación de bajo costo significa que está estimando sus presupuestos con precisión; sin embargo, si hay una alta variación en el gasto (variación de alto costo), esto puede llevar a subestimar o sobreestimar la cantidad de dinero necesaria para sus proyectos. Es posible que esté subestimando o sobreestimando cuánto dinero se debe asignar por proyecto debido a un proceso de estimación inexacto en cuestión.
Los gerentes de proyecto de Pardals usan un subconjunto de métricas llamadas “métricas de felicidad” que también se relacionan con la calidad. Estas son las cosas que conforman la satisfacción general de las personas con un producto o servicio, como el atractivo visual y la probabilidad de que lo recomienden, por ejemplo, la facilidad de uso. La métrica de felicidad generalmente se puede capturar mediante encuestas bien diseñadas o a través del seguimiento de los ingresos generados, la retención de clientes o las devoluciones de productos.
Los puntajes de satisfacción del cliente reflejan las actitudes del usuario, la satisfacción y la facilidad de uso percibida. Estos puntajes miden qué tan bien un proyecto entregó lo que se propuso hacer y qué tan bien satisface las necesidades del cliente. La satisfacción del cliente generalmente está representada por una métrica combinada: la suma de varias métricas de felicidad diferentes. Por ejemplo, en una encuesta que solicita comentarios sobre la apariencia de su producto (6/10), la facilidad de uso (7/10) y la semejanza para recomendar o usar nuevamente (8/10). La satisfacción general del cliente sería de 7 sobre 10 en este caso.
Si está buscando una manera de hacer que sus clientes estén más contentos con sus servicios, encuentre formas en que puedan contactar fácilmente a alguien cuando haya un problema en lugar de simplemente esperar días a la vez sin ninguna respuesta de los miembros del personal de soporte que tal vez nunca vuelvan a ponerse en contacto con ellos a pesar de que han solicitado ayuda varias veces pero aún así han sido ignorados.
En su proyecto, deberá determinar qué puntajes son aceptables discutiendo con las partes interesadas cuáles son los aspectos más importantes del proyecto.
Adopción y compromiso
Si desea medir la calidad de su producto, servicio o proceso, puede ser útil pensar en las métricas de adopción y compromiso. La adopción se refiere a si las personas están aceptando un cierto algo. El compromiso es lo activos que son con lo que han aceptado; por ejemplo, cuando alguien organiza una fiesta, sus métricas de adopción revelarían si las personas se presentaban en la fiesta, si había o no alguna duda en venir por su propia voluntad. Sus métricas de participación le dirían qué tan activos fueron mientras asistían, si participaron en actividades e interactuaron con otros que vinieron, así como si los amigos invitados por ellos mismos también asistieran ese día.
El seguimiento de las métricas de adopción de una versión de producto o servicio, como una aplicación, un programa de software, un servicio de entrega o una membresía de gimnasio, es similar al ejemplo del grupo. Sin embargo, si necesita realizar un seguimiento de más de una métrica a la vez, como si los usuarios realizan compras adicionales y se registran para obtener funciones premium, entonces se vuelve más complejo.
Cada proyecto tiene su propio conjunto de métricas de éxito que define, tales como:
• Tasas de conversión
• Tiempo de valor (TTV)
• Tasas de finalización de la incorporación
• Frecuencia de compras
• Proporcionar comentarios (calificar el producto o servicio)
• Completar un perfil
Las métricas de participación le indican cuántas veces y de qué manera se está utilizando un producto, servicio o proceso. Revelan la frecuencia y el tipo de participación del cliente a lo largo del tiempo. Por ejemplo: ¿Con qué frecuencia utilizan una función de diseño? El seguimiento de los pedidos y las interacciones con los clientes también puede ser parte de las métricas de compromiso.
Como gerente de proyecto, le preocupa algo más que el nivel de compromiso del usuario final. También debe monitorear la participación de las partes interesadas y los miembros del equipo. Medir la participación de las partes interesadas puede ser posible mediante el seguimiento de cosas como la frecuencia de la comunicación, las respuestas a correos electrónicos o actualizaciones, la asistencia a reuniones (o la falta de ella) o el nivel de información que proporcionan durante estas interacciones. Si no se está llevando a cabo una participación significativa de las partes interesadas en su proyecto, y si no lo sabe a tiempo, podría haber algunos riesgos importantes involucrados para su resultado final: las partes interesadas pueden no tener una idea sobre los cambios que ocurren en el camino; Esto significa que sus expectativas iniciales podrían no haberse cumplido cuando se trata de lo que produce en términos de resultados finales de su trabajo conjunto en este proyecto en particular.
No solo le preocupa el nivel de compromiso del usuario final, sino también el compromiso de las partes interesadas y los miembros del equipo. Monitorear la participación de las partes interesadas mediante el seguimiento de la frecuencia de la comunicación, las respuestas a correos electrónicos o actualizaciones, la asistencia a reuniones o las aportaciones puede darle una idea de si las partes interesadas están involucradas en su proyecto. La falta de participación significativa podría poner en riesgo su proyecto si no conocen los cambios o el progreso general. Medir el compromiso de los miembros del equipo es vital para el éxito porque cuanto más motivados están y producen un trabajo de alta calidad.
Conclusión
Su objetivo es aumentar la adopción y el compromiso. Si no hay movimiento en estas dos áreas, significa que su proyecto ha fallado. Consulte los recursos a continuación para obtener una comprensión más detallada de cómo y por qué lo medimos, así como su importancia.
